Social-Media-Richtlinien für Unternehmen

4. Oktober 2022

Nahezu jedes Unternehmen ist heute in den Sozialen Medien vertreten. Deshalb ist es wichtig, den Mitarbeitern, denen die Betreuung der Präsenzen übertragen ist, einen Wegweiser an die Hand zu geben. Dadurch lässt sich die Reputation der Firma schützen und Risiken minimieren. Was bei der Formulierung von Social-Media-Richtlinien zu beachten ist und mehr, steht in diesem Beitrag.

Lesedauer ca. 5 Minuten (900 Wörter)

Nahezu jedes Unternehmen präsentiert sich heute in den Sozialen Medien. Denn Facebook, Twitter, Instagram usw. bieten viele und einfache Vorteile: Das Marketing wird messbarer, eine direkte Kommunikation mit den Kunden ist möglich und privat interagierende Mitarbeiter können eine positive Reputation des Arbeitgebers schaffen. Um diese und weitere Mehrwerte für sich zu nutzen, betreiben Unternehmen eigene Präsenzen in den Sozialen Medien. Die Unternehmenswebseiten werden dann oftmals von der PR-Abteilung oder der HR-Abteilung betrieben. Und hier kommen Social-Media-Richtlinien ins Spiel.

Mit einer Social-Media-Richtlinie bzw. Guidelines regeln Arbeitgeber das Verhalten ihrer Arbeitnehmer in den Sozialen Medien. Das kann den Unternehmensaccount genauso betreffen wie die privaten Accounts der Mitarbeiter. Dass Unternehmen das Verhalten ihrer Mitarbeiter in den Sozialen Medien regeln dürfen, liegt in ihrem grundlegenden Bedürfnis, über die eigene Außendarstellung selbst entscheiden zu wollen. Die Richtlinien können dabei entweder als unverbindliche Handlungsempfehlungen formuliert werden. Oder sie werden als harte Pflichten gefasst mit der Folge, dass ein Verstoß eine Kündigung rechtfertigen kann.

Wer Social-Media-Richtlinien braucht

Über die Einführung von Social-Media-Richtlinien sollten also alle Unternehmen, Freiberufler & Co. nachdenken, die

  • in den Sozialen Medien aktiv sind und
  • deren Unternehmensseite von Mitarbeitern betreut wird und/oder
  • deren Mitarbeiter private Accounts haben und sich in den Sozialen Medien mit dem Unternehmen in Verbindung bringen.

Dass hiervon fast alle in den Sozialen Medien vertretenen Unternehmen erfasst sind, erschließt sich auf den ersten Blick. So ist z. B. bei Xing oder LinkedIn die Angabe des Arbeitgebers Standard. Dadurch wird eine Verbindung Unternehmen-Mitarbeiter geschaffen. Zudem haben Unternehmen (fast immer) Unternehmens-Accounts, deren Betreuung den Mitarbeitern übertragen wird.

Doch genau diese Übertragung birgt Risiken in sich. Mitarbeiter könnten nämlich unbeabsichtigt Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse veröffentlichen oder fehlerhafte Informationen. Neben Mobbing von Arbeitskollegen bestehen auch Risiken hinsichtlich persönlicher Beleidigungen oder der Verbreitung von rechtswidrigen Inhalten sowie weiterer Rechtsverletzungen (z. B. Urheberrechte). Ein falsch gesetztes “Gefällt mir” oder ein unüberlegtes Teilen von Posts könnte einen “Sturm der Entrüstung in einem Kommunikationsmedium des Internets” (sog. Shitstorm) auslösen.  

Den Betriebsrat nicht vergessen

Um das Unternehmen vor einem ungehemmten Reputationsverlust und vor Schadensersatzansprüchen zu schützen, sind Social-Media-Guidelines zu empfehlen. Hierdurch werden die Mitarbeiter für bestimmte Situationen sensibilisiert und über mögliche Risiken aufgeklärt. Richtig formuliert eignen sich Social-Media-Richtlinien auch als Bestandteil der unternehmerischen Corporate Identity. Dabei kann die Unternehmensführung grundsätzlich selbst bestimmen, ob sie Social-Media-Richtlinien einführen möchte. Grundlage hierfür ist das Direktionsrecht des Arbeitgebers. Aufgestellt werden können damit auch Regelungen für den privaten Bereich der Arbeitnehmer.

In Unternehmen mit einem Betriebsrat ist die Rechtslage allerdings anders und weniger eindeutig. Stellt die Social-Media-Richtlinie beispielsweise verbindliche Regeln für die private Nutzung der Accounts der Mitarbeiter auf, sollte besser an das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates gedacht werden. Gleiches gilt nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts, wenn Besucher auf der Unternehmenswebseite Kommentare bzw. Bewertungen der Mitarbeiter hinterlassen können. Nach dem Landesarbeitsgericht Hamburg soll bereits die Erstellung eines Accounts in den Sozialen Medien den Betriebsrat auf den Plan rufen.

Mindestinhalt einer Social-Media-Richtlinie

Bei der Formulierung von Social-Media-Richtlinien sollten zunächst immer die unternehmenstypischen Spezifika beachtet werden. Ein Personaldienstleister oder Head-Hunter-Unternehmen wird andere Schwerpunkte setzen als ein Lebensmittelunternehmen. Wichtig ist auch, dass nur praktisch Relevantes geregelt wird. Erlaubt ein Arbeitgeber beispielsweise nicht die private Nutzung des Internets während der Arbeitszeit, sollte hierzu auch keine Regelung aufgenommen werden. Stellt das Unternehmen seinen Mitarbeitern ein Diensthandy oder Laptop zur Verfügung oder wurde ein sog. Corporate-Influencer eingestellt, sollten diese Punkte hingegen geregelt werden.

In der Praxis haben sich gewisse Punkte herausgebildet, die zusammen getrost als Mindestinhalt einer Social-Media-Richtlinie gelten können. Geregelt werden sollte demnach u. a. Folgendes:

  • Festlegung, ob das Unternehmen die Nutzung von Social Media durch die Mitarbeiter befürwortet, erlaubt oder verbietet
  • Angabe eines zeitlichen Umfangs der Nutzung am Arbeitsplatz
  • Hinweis auf bestehende Geheimhaltungs- und Datensicherheitspflichten
  • Bestimmung eines einheitlichen code of communication der eigenen Unternehmenswebseite und Produkte sowie der Mitbewerber
  • Klarstellung der Risiken bei Verstößen

Schließlich könnte noch das Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Betrieb bedacht werden. Dies beträfe dann die Rückgabe von Smartphones etc. und die Aushändigung der Zugangsdaten zum Unternehmens-Account.

Gute Richtlinien allein reichen nicht

Es dürfte klar sein, dass gut formulierte Guidelines den Mitarbeitern helfen, sich sicher in den Sozialen Medien zu bewegen. Die Social-Media-Richtlinien sind als Wegweiser zu verstehen, die immer aus der Schublade gezogen werden können. In Anbetracht der sich rapide entwickelnden Möglichkeiten der Interaktion im Netz sind die Guidelines ein living instrument, das flexibel und anpassungsfähig sein muss. Wessen Social-Media-Richtlinien älter als fünf Jahre sind, ist in der Regel nicht mehr up-to-date.

Da die Richtlinien ohnehin für die Mitarbeiter gefasst werden, ist es ratsam, diese in den Schaffungsprozess mit einzubeziehen. Das ist mitunter über einen Workshop möglich. Denn hierdurch gelingt zugleich eine höhere Identifikation der Mitarbeiter mit den (eigenen) Regelungen. Hilfreich ist es auch, das Wissen der Mitarbeiter stets aufzufrischen und zu erweitern. Der schnöde Hinweis in Guidelines “Beachten Sie das geltende Recht” verpufft, wenn die Mitarbeiter nicht entsprechend geschult sind. Nahezu unumgänglich ist da die Unterscheidung zwischen freier Meinungsäußerung und unzulässigen Tatsachenbehauptungen sowie die Grundregeln des Urheberrechts. Hier spielen Fortbildungen eine große Rolle. Einmal formulierte Social-Media-Richtlinien genügen nicht.

Fazit

Social-Media-Richtlinien sind ein probates Mittel, um die Nutzung des Internets im Unternehmen zu regeln. Dabei stehen vielfältige Optionen zur Verfügung. Diese können von unverbindlichen Anreizen bis hin zu harten Pflichten reichen. Wessen Unternehmen ganz wesentlich auf Präsenzen in den Sozialen Medien baut, sollte die Einführung von Guidelines in Betracht ziehen. Sind im Betrieb bereits Social-Media-Richtlinien vorhanden, kommt ggf. eine Mitarbeiterschulung in Frage.

Sie sind Inhaber eines Unternehmens oder Freiberufler und kommen aus Kiel oder Schleswig-Holstein? Oder kommen Sie aus dem übrigen Bundesgebiet und haben Fragen zu Social-Media-Richtlinien? Dann nehmen Sie gerne unter info@anwalt-daum.de Kontakt zu mir auf.

Dr. Oliver Daum, Anwalt für Social-Media-Guidelines

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